REGLAMENTO

Artículo 01.

Hipereventos, C.A. organiza el 22 de abril de 2026 la carrera: 2da Edición Match & Run – Copa Polar Light, con salida a las 8:30 p.m. para un recorrido de 5K en el Municipio Baruta.

Artículo 02.

El tiempo máximo de la prueba será de 1:30:00 cerrándose a las 10:00 p.m.

Artículo 03.

Todas las comunicaciones al corredor, se realizarán a través del correo electrónico facilitado por el participante en el momento de su inscripción o registro. Es responsabilidad del corredor revisar su correo electrónico, para estar al tanto de la información y posibles cambios en la logística de la carrera.

Artículo 04.

La inscripción de la carrera es personal e intransferible. Incumplir con esta norma motiva la descalificación y suspensión en próximos eventos organizados por HIPEREVENTOS, tanto para el corredor que transfiera su número como para la persona que lo utilice.

Artículo 05.

El participante que no pueda asistir el día de la carrera, podrá transferir su cupo a un tercero pagando una penalidad de 20$ o su equivalente en Bs a tasa BCV.

Para realizar la solicitud deberá enviar un correo a la dirección cambios@hipereventos.com antes del 10 de abril de 2026.

Artículo 06.

Todos los inscritos en la 2da Edición Match & Run – Copa Polar Light, deben seleccionar la talla de franela de su preferencia, de acuerdo a la disponibilidad al momento de formalizar su inscripción. La talla de la franela no podrá ser modificada bajo ningún concepto una vez el participante finalice su proceso de inscripción, ni en la entrega de materiales.

Artículo 07.

El momento de retiro de número (dorsal) y franela oficial del evento será única y exclusivamente los días dispuestos por la organización. Posterior a esa fecha y horario, no se realizará entrega de material bajo ningún concepto, ni se reintegrará el dinero de la inscripción.

Artículo 08.

El número (dorsal) y franela oficial del evento será entregados únicamente presentando el documento de identificación oficial (cédula o pasaporte) del participante inscrito.

En caso de que el corredor no pueda asistir a retirar el material debe autorizar a un tercero, para ello, deberá completar el formulario “AUTORIZACIÓN A TERCERO” que se encuentra ubicado en el site del evento.

• El formulario estará disponible hasta las 5:00 p.m del día miércoles 16 de abril de 2026.
• Una persona podrá retirar un máximo de tres (3) kits de participación.

Artículo 9.

La carrera contará en la ruta con dos (2) puntos de hidratación.

Artículo 10.

El circuito estará cerrado al tránsito vehicular. Queda terminantemente prohibido la circulación de vehículos, motos o bicicletas que no pertenezcan a La Organización. Los corredores a los que se les compruebe que han sido ayudados por ciclistas o motorizados ajenos a La Organización serán descalificados.

Artículo 11.

Las categorías válidas están definidas por año calendario; es decir, la edad que el corredor cumple en el 2026. Las categorías son:

• Juvenil (16 a 19 años) 
• Libre (20 a 29 años) 
• Sub Master (30 a 39 años) 
• Master A (40 a 49 años) 
• Master B (50 a 59 años) 
• Master C (60 a 69 años) 
• Master D (70 a 99 años) 

Para que una categoría sea válida debe haber por lo menos cinco (5) inscritos.

Artículo 12.

El cronometraje se realizará mediante sistema de TAG (Chronotrack) adosado en la parte posterior del número (dorsal), por ende, es obligatorio su uso correcto colocándolo en la parte frontal de su franela de manera visible.

Los participantes inscritos deben pasar por todas las áreas de control de cronometraje. Quien no utilice el dorsal correctamente, no tendrá derecho a tiempo, premiación, ni a acceder al embudo de llegada.

Las categorías serán premiadas por tiempo chip, es decir, el tiempo que realiza el corredor entre la alfombra de salida y llegada, siempre y cuando su salida se realice en los próximos quince (15) minutos de darse el disparo de partida de La Carrera.

Artículo 13.

Serán automáticamente descalificados y no tendrán opción de premiación, los corredores que:

• No utilicen su número (dorsal) donde esta adosado el TAG para control de tiempo.
• No realicen el recorrido completo.
• No pasen por los puntos de control establecidos.
• Alteren u oculten la publicidad del número (dorsal).
• Participen con el torso desnudo.
• Utilicen el número (dorsal) asignado a otro corredor.
• Muestren una actitud antideportiva e irrespetuosa con los jueces, organizadores y demás corredores.
• Utilicen drogas o bebidas alcohólicas en el recorrido o llegada del evento (a excepción de lo suministrado por La Organización).
• Obtengan los resultados utilizando algún tipo de apoyo de terceros desde cualquier vehículo externo no autorizado.

Artículo 14.

• Medallas de premiación a los tres (3) primeros lugares de cada categoría y obsequios especiales.
• Medallas de participación a todos los corredores que crucen la meta.

Artículo 15.

El participante podrá consultar los resultados preliminares (NO OFICIALES) a través del QR impreso en su número de participación y descargar el certificado con el tiempo oficial a partir del día miércoles 22 de abril de 2026 en la web: www.timefinish.com después de las 11:00 p.m.

Artículo 16.

Una vez publicados los resultados, el participante tendrá un lapso de quince (15) minutos para realizar un reclamo en la mesa técnica y verificar si procede, posterior a este tiempo, el reclamo no aplicará y la premiación se realizará según lo publicado.

Artículo 17.

En caso de que el participante resulte ganador en una categoría y no haya asistido al acto de premiación, deberá solicitarla a través del correo comentarios@hipereventos.com en un plazo máximo de cinco (5) días hábiles después de la fecha del evento. Posterior a la fecha no se hará entrega de la premiación.

Artículo 18.

La organización dispondrá de un guardarropa para que los participantes dejen ropa de cambio, con horario de funcionamiento de 8:00 p.m. a 10:30 p.m. La organización no se hará responsable por los objetos de valor dejados en el guardarropa.

Artículo 19.

El corredor deberá estar en perfecto estado físico, y estar consciente que al momento de realizar su inscripción aceptó la liberación de responsabilidad del evento.

Artículo 20.

Queda prohibido correr con coches, niños menores de 16 años y mascotas. En caso de incumplimiento de este artículo, el participante queda sujeto a ser descalificado y no poder continuar su participación en la Carrera.

Artículo 21.

Cualquier problema que suceda en el evento y su solución no esté contemplada en el presente reglamento, se resolverá a través de la Normativa de la FVA.

Artículo 22.

Si canceló el monto de inscripción y no logró registrarse oficialmente en el evento, debido a que se agotaron los cupos, la organización le devolverá el monto exacto depositado en la misma moneda en la que realizó el pago. El reembolso deberá solicitarse hasta un plazo máximo de cinco (5) días hábiles antes de la fecha de realización del evento. El participante deberá enviar copia del comprobante de pago efectuado, sus datos personales (nombre y apellido, número de cédula, teléfono de contacto y datos de cuenta bancaria) al correo comentarios@hipereventos.com. Una vez recibida la información, su reembolso se realizará en un rango no mayor a los próximos diez (10) días hábiles.

Las solicitudes de reintegro por cupos agotados o pagos dobles que se reciban fuera de este período de tiempo pierden efecto.

Artículo 23.

La Organización reembolsará el monto de inscripción a los participantes que presenten informe médico de lesión o enfermedad hasta cinco (05) días antes del evento. A partir de ese momento La Organización no realizará reembolso ni guardará cupo para otros eventos.

Artículo 24. DERECHOS DE LA ORGANIZACIÓN

1. Todos los participantes por el hecho de formalizar la inscripción aceptan el presente reglamento, y dan su consentimiento a Hipereventos, C.A. por sí mismo o mediante terceras entidades, traten automáticamente y con finalidad exclusivamente deportiva, promocional o comercial, sus datos personales. Así mismo y de acuerdo a los intereses deportivos, de promoción, distribución y explotación de la 2da Edición Match & Run – Copa Polar Light para todo el mundo (reproducción de fotografías de la prueba, publicación de listados clasificatorios, etc...) mediante cualquier dispositivo (internet, publicidad, etc...) y sin límite temporal, los inscritos ceden de manera expresa a la organización el derecho a reproducir el nombre y apellido, el sitio obtenido en la clasificación general y la propia del participante, la categoría, la marca deportiva realizada y a su imagen. Si los mismos no están de acuerdo deberán participarlo por escrito diez (10) días antes de la fecha de la carrera a la Organización.
2. La Organización no se hace responsable de ningún tipo de accidente en que el participante pudiese ser víctima durante la Carrera debido a las condiciones del recorrido (deficiencias, zonas estrechas, curvas, subidas y bajadas peligrosas), tampoco por  hechos fortuitos o de fuerza mayor tales como: actos de autoridades civiles o militares, incendios, terremotos, inundaciones, así como cualquier otra circunstancia de carácter natural impredecible, motines, guerras, sabotajes, saqueos o actos de vandalismo.
3. La Organización declina toda responsabilidad por los daños, perjuicios o lesiones que los participantes puedan sufrir o causar a terceros en la Carrera.
4. La Organización se reserva el derecho de modificar cuestiones relativas a la ubicación de los recorridos, horarios, fechas y demás aspectos relacionados a la Carrera.
5. En caso de que, por causas ajenas a La Organización, se suspendiera la carrera o las Autoridades no la autorizaran para la fecha inicialmente prevista, la Organización lo notificará con la mayor antelación posible a los participantes, indicando la nueva fecha del evento (que podrá ser tanto en 2026 como en 2027). El corredor podrá optar por el reembolso de la inscripción si no desea participar en el evento en la nueva fecha prevista. Para ese caso, se le informará de cómo proceder. 

LIBERACIÓN DE RESPONSABILIDAD

Yo, entiendo que participar en la 2da Edición Match & Run – Copa Polar Light, es una actividad potencialmente arriesgada. No debería de inscribirme y participar, a menos de que me encuentre médicamente capaz y debidamente entrenado. Estoy de acuerdo en cumplir cualquier decisión proveniente de algún director de la carrera, en cuanto a mi capacidad para concluirla con seguridad. Yo asumo todos los riesgos asociados con mi participación en la 2da Edición Match & Run – Copa Polar Light a realizarse el miércoles 22 de abril de 2026, en el municipio Baruta, Caracas, incluyendo, pero sin carácter limitativo, caídas, arrollamientos, contactos con otros participantes, efectos relacionados con el clima, tales como calor intenso y/o humedad, las condiciones de las vías y tránsito en el trayecto, todos estos riesgos bien conocidos y tomados en cuenta por mí.

Habiendo leído esta dimisión y conociendo todos esos factores, y en respecto a la aceptación de esta aplicación, yo en mi nombre o de cualquier persona autorizada para firmar en mi nombre renuncio y libero a Hipereventos c.a y todos los patrocinadores, sus representantes y sucesores, de cualquier reclamo o responsabilidad de cualquier índole que se presente derivado de mi participación en la 2da Edición Match & Run – Copa Polar Light, aun cuando esta responsabilidad provenga de negligencia, descuido por parte de las personas mencionadas en esta renuncia.  Asimismo, autorizo a todas las entidades arriba mencionadas para hacer uso de mis fotografías, películas, videos, grabaciones o cualquier registro durante mi participación en la 2da Edición Match & Run – Copa Polar Light, por cualquier propósito legítimo. Autorizo a Hipereventos a enviarme comunicaciones de eventos a mi información de contacto.